English version
Al.Niepodległości 69
5stars@5stars.com.pl
O czym pamiętać zlecając profesjonalistom organizację eventu?
Kiedy mamy już sprecyzowane założenia wyjazdowe w postaci profesjonalnego briefu stoimy przed wyborem firmy, która zajmie się kompleksową organizacją eventu. Na rynku jest multum biur nazywających się specjalistami w dziedzinie turystyki biznesowej. Należy jednak pamiętać, że nie wszystko złoto, co się świeci...
Więcej nie znaczy lepiej
Po pierwsze nie ma sensu kierować prośby o przygotowanie projektu wyjazdowego do zbyt wielu firm, aby nie zapętlić się w gąszczu nadsyłanych ofert. Jedne firmy wiodą prym w organizacji wyjazdów krajowych, inne jak 5 Stars Club Business Travel, w kreacji nietuzinkowych wyjazdów zagranicznych. Powinniśmy zatem zastanowić się nad celem wyjazdu, a następnie sprawdzić ofertę firm specjalizujących się w danej dziedzinie.
Strona www wizytówką firmy
Zanim wyłonimy firmy do konkursu ofert dobrze jest zapoznać się z ich witrynami internetowymi. Z informacji umieszczonych na stronie dowiemy się, co oferuje dane biuro, jaka jest jego polityka działania oraz historia. Pamiętajmy także, że strona internetowa jest wizytówką określającą wizerunek przedsiębiorstwa. Dlatego jeśli dana firma mieni się liderem na rynku turystyki biznesowej, a jej witryna internetowa na to nie wskazuje, to warto się zastanowić, czy to oby prawda.
Rekomendacje
Konieczne jest również zapoznanie się z opinią klientów firmy, z którą ewentualnie chcielibyśmy podjąć współpracę. Warto w tym celu poprosić o listy referencyjne, a następnie o bezpośredni kontakt do przynajmniej trzech osób, które koordynowały wyjazd. W końcu miarą profesjonalizmu jest zadowolenie klientów!
Fora internetowe
Wskazanym jest także skorzystanie z forów internetowych, na przykład, www.forum-turystyczne.pl, gdzie możemy zapytać internautów o ich opinię na temat danej firmy. Tutaj jednak należy pamiętać, aby zwrócić uwagę na merytorykę wypowiedzi. Czasem się zdarza, że firmy są oczerniane, a jest to rezultat konkurencji, która nie zawsze postępuje w zgodzie z etyką.
Sprawiedliwe szanse
Kiedy wybierzemy kilka firm, z których propozycjami chcielibyśmy się zapoznać, wysyłamy brief. Pamiętajmy, aby wyznaczyć deadline nadsyłania gotowych projektów wyjazdowych. Optymalny czas na przygotowanie przemyślanego programu wyjazdowego to dwa tygodnie.
Spotkanie
Po otrzymaniu i dokładnym przestudiowaniu projektów warto umówić się na spotkanie w celu uzyskania odpowiedzi na wszelkie pytania czy wątpliwości. Firmy często prezentują wtedy swoje rozwiązania dotyczące wizualizacji wyjazdów. Warto również zapytać czy firma organizuje wyjazdy inspekcyjne. Pomagają one bowiem w wyborze ostatecznego kształtu programu wyjazdowego.
Kinga Nodzak, 5 Stars Club Business Travel